Neljä ongelmaa, neljä lähestymistä

Ongelman luokkaan ja menetelmiin liittyy iso määrä erilaisia käsitteitä ja niille määritelmiä. Minua hauskuuttaa, kun kuulee, että organisaatiossa ei suositella käyttämään mielellään termiä ongelma vaan puhutaan haasteista. Onkohan tiedetty mitä nämä kaksi eri määritelmää ns. kehitys-/parannuskontekstissa tarkoittavat.

Ongelma tarkoittaa tilannetta, joka vaikeuttaa nykytilaa ja ratkaisu on usein tuntematon. Esimerkiksi koulutehtävä, johon täytyy selvittää eri lähteistä vastauksia. Haasteella taas käsitetään tilannetta, jossa vaaditaan ratkaisua johonkin tulevaisuuden tilanteeseen. Luo uusia tehtäviä, jotka opettavat opiskelijaa. Haasteessa täytyy luoda abstraktio, suunnitelma, tulevasta ja näin ratkaistaan siis tulevaisuuden ongelmat.

Olisiko näin: kun parisuhteessa, jossa kaikki menee mönkään, on ongelma, eikä haaste. Kun taas uutta suhdetta haikaillessa, on haasteita, eikä ongelmia. Ongelmat ovat vasta edessä.

Smalley kuvaa tämän dilemman upeasti kirjassaan Four types of problems. Viereinen kuva näyttää vaakatasossa olevalla viivalla, että alapuolella olevat tyyppi 1 ja tyyppi 2 ovat ongelmia, kun taas yläpuolella on tyyppi 3 ja 4 ongelmat, haasteet. Nämä ongelmat löytyvät asianyhteydestä riippumatta.

Ongelmien luokkien tunnistamista auttaa, jos ymmärtää laadun ja toiminnan kehityksen menetelmiä laajalti. Tätä aihetta käsittelin edellisessä artikkelissani – Kokonaisvaltainen lähestyminen toiminnan kehittämisessa – käsitteet suorituskyky, stabiilisuus sekä toiminnan ja systeemin lainalaisuuksien ymmärtäminen on tärkeää.

Viimeisen sadan vuoden aikana kehitetyt laadun ja operaatioiden kehitysmenetelmät tukevat ongelmien ja haasteiden ratkaisua kaikissa tyypeissä 1-4.

Tyyppi 1 tarkoittaa ongelmia, joiden ratkaisu on ilmeinen ja syy tunnettu sekä yksinkertainen monimutkaisuus. Tähän lääke on korjaaminen. Troubleshooting, ei problem soving. Vaikea keksiä suomenkielistä sanaa tähän. Jos bensa on loppu, tankkaa. Huomaa kuvassakin esitetty pieni vaikutus kokonaisuuteen.

Tyyppi 2 tarkoittaa todellista ongelmaa, johon ratkaisu on tuntematon. Tähän tarvitaan ongelmanratkaisukonsepteja ja usein ryhmää. Erityissyytilanteessa, poikkeavassa tilassa riittää peruskonsepti, mutta suorituskykytilanteessa tarvitaan Six Sigmaa ja monimuuttujakokeita (Green Belt -taso). Tyyppi 1 ja tyyppi 2 ongelmat menevät sekaisin useissa tapauksissa.

Tyyppi 1 ja 2 tilanteissa usein pärjätään loogisella päättelyllä, on hajua ongelmasta, mutta ratkaisu voi olla vaikea havaita. Siirrytään päättelystä kohti vahvistusta (deduktiosta induktioon).

Tyyppi 3 ongelmassa ollaan tuntemattoman edessä. Asetetaan tavoite, johon täytyy päästä. Ollaan haasteen edessä. Täytyy keksiä ja kuvata sekä ongelma ja siihen vaikuttavat tekijät. Jos ratkaisut ovat tunnettuja, auttaa hyvät ja ohjaavat konseptit, kuten VSM (Value Stream Management) -prosessi ja tehdasfysiikka operaatioiden kehittämisessä. Jos taas ollaan tuntemattomassa ratkaisussa, tukee Six Sigma tätä erinomaisesti.

Tyyppi 3 ongelmissa tarvitaan kykyä havaita asioita, ideoida ja konkretisoida tämä sekä vahvistaa paikkaansapitävyys (abduktiosta induktioon ja lopuksi deduktioon). Tavoitelähtöinen toiminta vaatii ennustettavan ympäristön ja kykyä sekä halua muuttaa asioita. Kykyä nähdä, mikä on tavoitteideni (arvojeni) mukainen kumppani, jonka kanssa onnistuu muodostamaan loppuelämän matkan.

Tyyppi 4 on haaste. Täytyy luoda jotain aivan uutta. Avoimin mielin eteen päin. Tämä nostaa suorituskyvyn uudelle tasolle. Lankapuhelimesta langattomaan. Luoda uusi sukupolvi. Tähän tyyppiin kuuluu uusien tuotteiden ja prosessien luominen. Käytännön toteutus on huonoiten tunnettu ja hallittu, kaikista vaikeinta. Tässä tehdään radikaaleja mokia, kun sekoitetaan asiakaspalaute ja asiakastarve toisiinsa. Sama koskee yrityksen sisäistä toimintaa. Deming kirjoitti ja puhui aikanaan, muutos tulee aina ulkoa!

Tämä neljä ongelmaluokaa jäsentävät ja ohjaavat menetelmät ja konseptit ongelmaluokan kautta kohti tulosta. Tämä nelikenttä muistuttaa läheisesti Hoerlin ja Sneen esittelemää ja kirjoituksissa aiemmin esittävää nelikenttää (lue artikkeli: Laatu 4.0 ja Lean Six Sigma 2.0).

Ongelmatyyppien 1-4 ymmärtämiseen kannattaa uhrata aikaa, jonka jälkeen voi aloittaa taustalla ongelmien ja haasteiden ratkaisua tukevien menetelmien oppiminen. Tilastollinen prosessinohjauksen, tehdasfysiikan, Six Sigman ja Leanin tunteminen yhdessä tuote-/palvelusuunnittelun konseptien kanssa auttaa varmasti.

Lähteet:

1. A. Smalley, 2018. Four Types of problems.
2. R. D. Snee & R. W. Hoerl. 2018. Leading Holistic Improvement with Lean Six Sigma 2.0