Ristiriidat ja viisaus operaatioiden johtamisessa

Helsingin Sanomissa (HS 22.4.2020 https://www.hs.fi/elama/art-2000006482159.html) oli mielenkiintoinen juttu viisauden tutkimuksesta, jossa aihetta tutkiva tohtori Spännäri esitti toivomuksen, että viisautta arvostettaisiin enemmän. Tähän toiveeseen on helppo samaistua, sillä hyvin usein ovat johtoryhmät ja päälliköt tehneet päätöksiä, joihin ei tunnu löytyvän kuin jälkiviisautta. Jospa olisi vain ollut viisautta tehdä toisin!

Mutta mitä viisaus siis on? Siihen kuuluu viisaustutkija Spännärin määritelmässä ainakin kognitiivinen puoli, eli ajattelu ja tieto, johon liittyy myös kyky ymmärtää tietonsa rajat. Tämä auttaa tietenkin siihen, että uuden oppiminen on mahdollista vain, jos ei jo tiedä kaikkea. Viisas ymmärtää, että ei tiedä jotakin.

Pound, Bell ja Spearman (2014) kuvaavat hyvin, kuinka organisaatioiden toiminta on luonteeltaan täynnä ristiriitoja (kuva 1), joita johtajien eri tasoilla tulisi pystyä hallitsemaan niin, että toiminta on lyhyellä ja pitkällä aikavälillä taloudellisesti kannattavaa. Yrityksen tai organisaation tavoitteena on korkea kannattavuus. Tästä tavoitteesta johdettuna haetaan korkeaa myyntiä ja matalia kustannuksia, joiden erotuksena kannattavassa toiminnassa tulisi ainakin karkealla tasolla jäädä käteen voittoa. Tähän asti kaavio on aika ristiriidaton. Osta halvalla ja myy kalliilla, yksi maailman vanhimmista ammateista. Mutta harmaiden tavoitteiden alapuolella alkaa eteen tulla ristiriitoja, jotka on kuvassa korostettu samanvärisillä laatikkopareilla. Jos tavoittelet alhaisia yksikkökustannuksia haluat pitää varaston tason matalana, mutta jos samalla haluat laajaa tuotevalikoimaa ja nopeaa vasteaikaa on tämä ristiriidassa kustannusten ja matalan varastotason kanssa!

On hämmentävää, kuinka usein organisaatioiden eri osastoilla saattaa kuitenkin olla täysin ristiriitaiset tavoitteet ja käsitykset mittareiden tavoitetasosta. Samaan aikaan halutaan pitää varaston arvo matalana, mutta silti haluttaisiin pitää korkeaa palveluastetta korkealla käyttösuhteella. Hyvin hankala yhtälö, jossa on useita ristiriitoja.

Jos näitä ristiriitoja ei tunnisteta ja johdeta, eikä niiden hallintaan valita käytettävää taktiikoiden ja bufferien yhdistelmää on lopputulema yleensä organisaation kannattavuuden kannalta epämieluinen. Pahimmillaan yrityksessä kierretään kehää, jossa korjataan edellisen päätöksen virheitä. Saatetaan herätä huonoon palveluasteeseen ja nostaa varastotasoja, jonka jälkeen säikähdetään kustannuksia ja keskitytään pienentämään varastoja. Vähän aikaa kuluu, jonka jälkeen taas herätään huonoon palveluasteeseen ja päätetään nostaa varastotasoja ja mikään ei lopulta muutu.

Ymmärrä kuinka systeemit toimivat

Ilman käsitystä jalostussysteemin toiminnan lainalaisuuksista viisaus jää organisaatioissa ohueksi ja pahimmillaan perustuu hyvältä kuulostaviin hokemiin kuten: poista hukkaa, optimoi käyttösuhdetta, poista varasto, pienennä vaihtelua tai lyhennä läpimenoaikaa. Viisautta on tietää, että asiat ovat moniulotteisia ja joskus voi olla tarpeen lisätä hukkaa, pienentää käyttösuhdetta tai lisätä WIP:n määrää, jotta päästään haluttuihin tavoitteisiin. Olisi hyvä ymmärtää, esimerkiksi että käyttösuhteen kasvattaminen ilman muutoksia tuotantosysteemiin, nostaa keskimääräistä jonotusaikaa hyvin epälineaarisesti tietyn kynnyksen jälkeen (hyvä Antti Piiraisen kirjoitus VUT-yhtälöstä). Tämä on itsestään selvää, mutta vasta kun asian oivaltaa!

Yksi ratkaisu ei toimi kaikkeen ja vaikka kaikki systeemit ovat erilaisia ja omalla tavallaan uniikkeja ne toimivat samoilla periaatteilla ja lainalaisuuksilla. Ymmärtämällä näitä lainalaisuuksia, on mahdollista tehdä parempia päätöksiä, ilman että tarvitsee tehdä kalliita erehdyksiä oikealla tuotanto- tai palveluprosessilla. Ymmärtämällä edes vähän tehdasfysiikasta tai operaatiotieteistä on organisaation johdon mahdollista lisätä viisautta päätöksiin ja välttää pahimpia sisäisiä ristiriitoja, jotka johtavat epäedullisiin lopputulemiin.

Viisautta opiskeluun!