Parannusidean myyminen – Lean Six Sigma

Parantaminen tarkoittaa tulevaisuutta käsittelevää asiaa ja sekoitetaan yleensä korjaamiseen tai ongelmanratkaisuun. Korjauksessa on aikaisemmin ollut hyvä tila, joka on hetkellisesti alentunut. Korjaus tarkoittaa huonommasta samaan!

Parannus tarkoittaa ”syvällisempää”, jolle on tyypillistä, että se koskee koko systeemiä tai prosessia. Parannus käsittelee tulevia tuotteita/palvelua. Parannuksessa tehdään hyvästä parempaa! Parannukselle on olemassa kolme ehtoa:

1. Parannus muuttaa tapaa tehdä työ tai aktiviteetti tai muuttaa tuotetta/palvelua
2. Tuottaa näkyviä, positiivisia eroja suhteessa aikaisempiin historiallisiin normeihin
3. Parannuksella on pysyvä vaikutus

Pysyvän muutoksen aikaan saaminen tarkoittaa usein, että ihmisten tulee muuttaa toimintaansa tai käyttäytymistä. Muutettavan asian löytäminen on tekninen prosessi, mutta muutoksen tekeminen on sekä tekninen että psykologinen prosessi.

Lean Six Sigma on kvantitatiivinen kehitysmenetelmä, jonka tavoitteena on löytää ja kokeellisesti varmentaa kausaalitekijä(t) tarpeeseen. Tarve on liiketoiminta ja kohde on prosessi. Lue lisää kausaalisuudesta Eero E. Karjalaisen 2.4.2020 kirjoittamasta artikkelista: Kausaliteetti-syy on ehto parannukselle – mitä se on?.

Päättävässä asemassa olevat henkilöt joutuvat tekemään päivittäin useita päätöksiä. Lean Six Sigma -projektin tulosten käyttöönotto ja tarvittavat muutostoimenpiteet kuuluvat myös tähän. Se, että lähdetään toteuttamaan Lean Six Sigma -projektia, on yksi päätös, johon ei keskitytä tässä kirjoituksessa, mutta muutoksen käyttöönotto projektin loppuvaiheen päätös. Mitä selkeämmin ja luotettavammin voit esitellä muutostarpeen ja sen toivottavan vaikutuksen, sitä todennäköisempää on muutoksen toteutuminen.

Lean Six Sigma on prosessin suorituskykyä parantava metodi, jossa voidaan todistaa muutoksen positiivinen vaikutus liiketoimintaa. Projektin alussa määritellään ja määrällistetään liiketoimintaongelma (kuva 1. kaksi ylintä vaihetta). Määrittelyvaiheen jälkeen rajattuun kohteeseen määritellään suorituskykyä parantavat tekijät, suunnitellaan parannusideat, jotka kokeellisesti todennetaan.

Todentaminen mahdollistaa parannusidean positiivisen vaikutuksen (contribution) määrällistämisen ja samalla suojaa mahdollisilta negatiisisilta vaikutuksilta. Vaikutusanalyysi mahdollistaa käytännön toteutussuunnitelman tuloksen arvioimisen ja vertaamisen alussa asetettuihin liiketoiminnantuloksiin (kuva 1 kaksi alinta kuvaa).

Lean Six Sigma -konsepti on toki laajempi, kuin kuvassa 1 esitetty yksinkertaistus liiketoimintatapauksesta toimenpiteiden vaikutukseen. Kuvassa 2 on kuvattu DMAIC-suppiloprosessin etenemin. Kuvan esitysmuoto esittää kuinka työkalut on jaksotettu ja on visuaalinen esitystapa aiheesta. Kuva on vanha, mutta erinomainen.

Kuva 2. Lean Six Sigma -metodin eteneminen liiketoimintatapauksesta muutoksen toteamiseen (alkuperäiskuva: Harry J. Mikel 1985).

DMAIC-prosessin avulla ei haeta yksittäistä syytä vaan kausaalitekijöitä, joita muutetaan, jotta suorituskyky muuttuu.

Usein päättäjällä on huoli siitä, että vaikuttaako muutettavat tekijät. Lean Six Sigma -menetelmä rakentuu tieteellisen menetelmän – kokeellisen todistamisen ja varmentamisen – ympärille ja helpottaa merkittävästi tätä. Projektin etenemisestä voi laatia neljän ”sliden” tiivistelmä (kuva 1), joka etenee liiketoimintaongelmasta ongelman mittaamiseen (Y’s) ja tavoitteeseen, koetuloksiin (vaikuttavuus) ja muutoksen hintaa sekä vaikutuksen arvioimiseen.

Parannus on yhteistyötä, mutta etenkin muutoksen toteuttaminen. Tarvitaan kommunikointia, selkeitä argumentteja ja näyttöä. Parannus- ja muutosidean myyminen on tärkeä osa parannusta.

Lähde:

1. Gerald J. Langley, Ronald D. Moen, Kevin M. Nolan, Thomas W. Nolan, Clifford L. Norman, Lloyd P. Provost: The Improvement Guide – A Practical Approach to Enhancing Organizational Performance, Second Edition (2009)