Vähennä entropiaa – älä menetä käytettävyyttä

Entropia on luonnon ominaisuus, joka tulee ilmeiseksi kenelle tahansa, joka yrittää ylläpitää vähäisen monimutkaisuuden ja kaaoksen tilaa kolmevuotiaan huoneessa tai omalla työpöydällään. Vaikka kuinka asiat ovat paikoillaan, ne pyrkivät karkaamaan pois paikoiltaan ja jos entropia kuuluu luontoon, niin kannattaako sitä vastaan oikeastaan edes taistella?

Entropia kuuluu luontoon, mutta käytämme silti energiaa sen hallitsemiseen, koska sen kasvu hankaloittaa päätöksentekoa ja havainnointia, eli oikeiden asioiden, tavaroiden ja prosessin ongelmien löytämistä. Tässä monimutkaisuudessa vaihtoehtojen määrällä on yllättävän suuri merkitys.

Otetaan esimerkki. Meillä on työpisteessä 10 numeroitua palikkaa ja saman verran paikkoja noille palikoille. Kaikki palikat käyvät kaikkiin paikkoihin ja ei ole sääntöä sille, missä niitä säilytetään. Meidän työnämme olisi löytää tehtävän tilauksen mukaiset oikeat palikat työpisteestä, mutta tilausten välillä joku tietenkin käy siirtelemässä palikoita omien tilausten mukaisille paikoille ja emme ikinä tiedä missä ne ovat.

Kuinka monta erilaista mahdollisuutta palikoiden paikoille siis on? Vaihtoehtojen määrä saadaan luvun 10 kertomasta (10!=10x9x8x7x6x5x4x3x2x1) josta tulee 3628800, eli noin 3,6 miljoonaa erilaista vaihtoehtoa erilaisille järjestyksille missä palikat voivat olla. Tämä on huomattavasti hankalampi havainnoida ja hallita, kuin tilanne, jossa mahdollisia paikkoja vain 1. Lienee syynä miksi kirjastossa kirjat on järjestetty tietyllä logiikalla.

Vähennä entropiaa ja helpota päätöksentekoa visuaalisesti

Lean työkalujen joukkoon kuuluva 5S-metodi on monessa organisaatiossa osana auditointeja, kierroksia ja katselmuksia ja turvallisen työympäristön edellytyksiä. Voidaan sanoa, että siitä on tullut osa toimintaa tai ainakin osa johdon kierroksia ja tarkastuksia monessa paikkaa.

Hyvin usein 5S (tai 5S+Safety) liitetään siivoukseen tai ”kotitöihin” (house-keeping) ja harva on kovin innoissaan kotitöiden tekemisestä. Perustelu on yleensä, että moiseen hypistelyyn on liian vähän aikaa, koska pitäisi tehdä töitäkin. Työpisteet kuitenkin laitetaan kuntoon auditointia varten, koska entropia on ottanut vallan edellisen kierroksen jälkeen.

Tämänkaltainen ajatus voi tarkoittaa, että 5S-menetelmän ideaa ei ole organisaatiossa täysin ymmärretty. Varsinkaan sitä vaativien johtajien ja päälliköiden tasolta, jotka pääasiassa haluavat nähdä hyviä auditointituloksia ja paikat järjestyksessä. Vaikka 5S:n varsinaiset fyysisen tekemisen vaiheet sort, store ja shine laittavat oleelliset asiat paikalleen, on tässä vasta puoli totuutta metodin ideasta. Järjestyksen ja työpisteiden käytettävyyden kanssa yhtä tärkeää on ajatus muutoksesta, sekä muutokseen osallistuvista ja motivoituvista työntekijöistä.

Taustalla oleva idea on saada murrettua menneeseen ja historiaan pysähtynyttä ajattelua, sitä niin klassista lausahdusta: ”näin meillä on ennenkin tehty”. 5S-metodilla pitäisi pystyä ohjaamaan ihmisiä itse keksimään testattavia ratkaisuja ja muutoksia, jotka tukevat heidän työnsä kehittämistä ja organisaation pyrkimyksiä parantaa toimintaa.

Kyse on parhaimmillaan erittäin hyvästä keinosta osallistuttaa ihmisiä kehittämään organisaatiota. Sillä kun ihmiset itse keksivät testattavat muutokset ja myös hyötyvät omien ideoidensa tuloksista, niin ei edes tarvita auditointikierroksia varmistamaan, että olosuhteita ylläpidetään. Näin muutetaan myös ajatusta suhteessa muutoksiin ja tuodaan organisaatioon jatkuvan parantamisen ja oppimisen ajatusta, jotka mahdollistavat kilpailukyvyn ylläpidon ja sopeutumisen toimintaympäristön muutoksiin pitkällä aikavälillä. Mutta tätä toimintaa täytyy muistaa johtaa ja antaa kehittämiselle mahdollisuudet testaamalla uudenlaisia ratkaisuja!