Järkevä johtaminen – johtamisen järki

Järkevä johtaminen perustuu luonnollisesti oman yritystoiminnan perusteelliseen tuntemiseen. Se edellyttää yrityksemme koko toimintaketjun tuntemista ja siinä olevien eri osien keskinäisten sidoksien tuntemista. Eli lyhyesti sanottuna organisaatiomme prosessin ymmärtämistä.

Hyvänä viitetaustana asian ymmärtämiseen voimme käyttää standardia ISO 9001:2000 joka sanoo asiasta seuraavasti:

Näinhän me teemme yleensä edes tiedostamatta asiaa. Jotta voisimme aina toimia järkevästi, olisi meidän kuitenkin pidettävä jatkuvasti tuo yllä oleva mielessämme. Ongelmaksi muodostuu yllättävän usein se, ettemme todellisuudessa tunne organisaatiomme prosesseja saati niiden keskinäistä järjestystä tai niiden keskinäisiä vuorovaikutuksia.

Miten sitten voimme edetä järkevän johtamisen tiellä? Ensimmäinen vaihe on luonnollisesti organisaatiomme prosessien tunnistaminen, niiden kuvaaminen sekä niiden keskinäisten vuorovaikutusten ymmärtäminen. Prosessien kuvaamisessa on oleellista nähdä ”metsä puilta”. Tämän jälkeen voidaan yksittäisiä prosesseja avata tarpeen mukaan yhä syvemmälle ja syvemmälle. Kun ymmärrämme pääprosessimme, saamme eri osien välistä myös luonnollisia mittapisteitä, joilla voimme arvioida toimintamme onnistumista ja ennakoida tuon kuuluisan ”viimeisen rivin” kehitystä.

Toimintaketjumme ymmärtämisen ja kuvaamisen jälkeen on meidän helppo kirjoittaa toimintamme ohjaamiseksi tarvittavat asiakirjat eli luoda toiminnanhallintajärjestelmä, jota myös laatukäsikirjaksi kutsutaan. Toimintakäsikirja on myös toimitusjohtajan rauhallisen yöunen vakuutus. Kun kaikki tietävät mitä pitää tehdä, miten se pitää tehdä ja koska se pitää tehdä voi toimitusjohtaja nukkua rauhassa koska kaikki sujuu juuri niin kuin pitääkin ja kaikki tietävät mitä heiltä odotetaan ja mitkä ovat heidän vastuunsa.

Millä johto sitten ohjaa tätä toimintakokonaisuutta? Johdon varsinainen työkalu on johdon katselmus, joka nimestään huolimatta, on sitä jokapäiväistä organisaation johtamista. Nyt vain hallitulla tavalla ja päätökset kirjaamalla, jotta muistetaan ja tiedetään mitä on päätetty, kuka on saanut asiat hoidettavakseen ja millä aikataululla?

Mistä sitten tiedot johdolle katselmuksissa tehtävien päätösten pohjaksi? Kun prosessi on tunnistettu ja sen eri osien vuorovaikutukset tunnetaan, on näistä liittymäkohdista saatavissa tietoa prosessin onnistumisesta. Tätä tietoa käytetään prosessien ohjaukseen. Toinen tapa hankkia johdolle tietoa asioiden tilasta ovat sisäiset auditoinnit, joissa verrataan kirjattua ja todellista toimintatapaa toisiinsa sekä haetaan mahdollisia parannuskohteita.

Johtamisen järki tulee kuvaan mukaan kun tehdään tiedossa olevien tosiasiatietojen pohjalta järkeviä päätöksiä oman toiminnan suuntaamiseksi sekä tarvittavien, yleensä niukkojen, resurssien jakamiseksi mahdollisimman hyvin.

Mistä sitten apuvälineet järkevään johtamiseen? Yllä olevan perusteella kannattaa lähteä prosessien kuvaamisen opettelusta, edetä käsikirjan kirjoittamiseen, sisäisten auditointien suorittamiseen, prosessien seurannan ja mittausten tekemiseen ja lopuksi käyttämään tietoa kaikkea tätä hyväksi johdon katselmuksissa, jotka on hyödyllistä nivoa osaksi jokapäiväistä johtamista – siitä löytyy johtamisen järki!