Laadunhallintajärjestelmät – tuki ja turva vai työläs ja kustannus

 … Organisaation menestys voi olla jatkuvaa, mikäli se pystyy pitkällä aikavälillä täyttämään asiakkaidensa ja muiden sidosryhmien tarpeet ja odotukset tasapainoisesti. Jatkuvan menestyksen voi saavuttaa johtamalla organisaatiota vaikuttavasti, tekemällä havaintoja organisaation toimintaympäristöstä, oppimalla, parantamalla sekä uusien innovaatioiden avulla… lainaus: Johdanto SFS – ISO 9004, organisaation menestys jatkuvaan menestykseen. Laadun hallintaan perustava toimintamalli.

On inhimillistä, että usein organisaatioissa merkittävänä laadunhallintastandardien luomisen ja sertifioinnin takana on kaupan menetyksen pelko. Isot yritykset ja organisaatiot vaativat sertifioitua ISO 9001 -standardia tai siihen rinnastettavia standardeja IATF, VDA tai vastaava. Jos sertifikaattia ei ole, niin kauppaneuvottelujen tuloksena on ”no deal”.

Ulkoinen pakko johtaa helposti nippuun dokumenttia, joita henkilöt luovat ja pitävät yllä ymmärtämättä, mikä viisaus ja kokemus niihin liittyy. Varmista, että laadunhallintajärjestelmä ei ole vain nippu ylläpidettäviä dokumentteja, vaan valjasta se ohjaamaan toimintaa ja uudistumista. Miksi? Koska standardien suositukset ja ohjeet ovat testatut ja koetellut menetelmät laadun tekemiseen vastakohtana uskomuksiin ja luuloihin. Perustuvat laadun tieteeseen! Toki dokumentaatio pitää olla kunnossa, mutta kysy itseltäsi, kuinka varmistat, että nämä 8 laadunhallintajärjestelmän (ISO 9000 ja tri. J.M. Juran) pääperiaatetta toteutuvat, päivästä päivään, tunnista tuntiin.

• Asiakaskeskeisyys (customer focus). Organisaatiosta riippumatta tulee ymmärtää syvällisesti asiakkaidensa nykyiset ja tulevat tarpeet, täyttää nämä vaatimukset ja pyrkiä jatkuvasti yhä parempaan.
• Johtajuus (leadership). Johtajuus luo perustan päämäärälle ja organisaation johtamiselle. On luotava ja ylläpidettävä ympäristöä, jossa kaikki voivat täysin saavuttaa asetetut tavoitteet.
• Ihmisten osallistaminen (involvement of people). Ihmisten osallistaminen ja heidän kykyjensä käyttäminen kaikilla tasoilla ovat organisaatiolle välttämättömiä.
• Prosessimainen toimintamalli (process approach). Toivotut tulokset saavutetaan tehokkaammin, kun aktiviteetteja ja näihin liittyviä panoksia hallitaan prosessina.
• Systeemilähestymistapa johtamiseen (system approach to management). Tunnista, ymmärrä ja hallitse toisiinsa liittyvien prosessien systeemiä, koska se vaikuttaa tavoitteiden saavuttamisen tehokkuuteen ja vaikuttavuuteen.
• Jatkuva parantaminen (continual improvement). Organisaation kokonaissuorituskyvyn kannalta jatkuva parantaminen pitää olla pysyvä tavoite.
• Näyttöön perustuva päätöksenteko (factual approach to decision making). Tehokas päätöksenteko perustuu faktaan, dataan ja informaatioon.
• Molemminpuoliset hyödyt toimittajayhteistyössä (mutual benefical supplier relationships). Organisaatio ja sen toimittajat ovat riippuvuussuhteessa toisiinsa, ja molemminpuolisen edun saavuttaminen vaatii kykyä luoda arvoa molemmille.

Pääperiaatteiden, käsitteiden ja termien syvällinen ymmärtäminen vaatii oppimista ja oivaltamista. Periaatteiden tulisi ohjata kaikkea toimintaa organisaatiossa. Syvällinen ymmärtäminen auttaa näkemään saman asian eri näkökulmasta eri asianyhteydessä.

Dokumentin, kaavion tai prosessikuvauksen laatiminen on konkreettista. Keskittymällä näihin asioihin, eli ohjeiden ja kaavioiden syöttämiseen softaan ja siitä suoraan intraan, missä ne on samalla jaettua kaikille, voi päätarkoitus unohtua ja pahimmassa tapauksessa aiheutetaan suurta vahinkoa. Toki tekijällä on yksi ”task” enemmän tehtynä omalta listaltaan!

Entisen pääministerin haastattelu Helsingin Sanomissa 25.4.2020 ja hänen sanomansa nostaa esiin taustalla olevan rakenteen merkityksen. Hän toteaa: ”Hyvätkään ihmiset eivät pysty tekemään oikeita päätöksiä, jos rakenne on väärä. Jos rakenne on oikea, niin jopa vähän huonommilla kyvyillä syntyy oikeita päätöksiä.” Systeemi, yritys ja organisaatio eivät voi rakentua ainoastaan yksilöiden varaan.

Termien ja käsitteiden syvällinen ymmärtäminen ja näiden takana olevien laatuteknologian työkalujen tunteminen ja soveltaminen tekee laatutyöstä konkreettista ja vaikuttavaa. Laatumenetelmien ja tekniikoiden kehittyminen on vaatinut yli 200 vuoden tutkimuksen ja kokeilun. (Artikkeli: Lean & Six Sigma ja laatuteknologia) Laadunhallintajärjestelmät ja työkalut on luotu yhteen.

9.1.2020

Lean & Six Sigma ja Laatuteknologia

Työkalut ja konseptit on kehitetty erilaisiin käyttötarkoituksiin ja olosuhteisiin. Työkalut tuovat kielen, käytännön soveltamisen ja tuloksen, sekä innostuksen. Jos voit osoittaa, että mittadata on luotettavaa tai epäluotettavaa, on se konkreettista laatutyötä (MSA-laatutyökalu). Jos osoitat, että jokin ominaispiirre ei täytä vaatimuksia, ja toinen täyttää, niin toimenpiteet kohdistuvat oikeaan kohteeseen (Suorituskykanalyysi, C_pk).

Työkalut eivät ole itsetarkoitus, mutta ne ovat kuin kirjaimia kirjoittamisessa. Lauserakenteet ja säännöt ovat laadunhallinta järjestelmä. Se mitä kirjoitat, täytyy tukea päämääräsi. Tämä ei onnistu ilman osaamista ja harjoittelua. Onneksi erilaiset softat (Minitab) ohjaavat toimintaa kuten artikkelin kirjoittamisessa ”kieliasun tarkastustoiminta”. Toimintaa ohjaa arvot, laadunhallinnassa tautalla vaikuttaa 8 periaatetta.

Työkaluja on useaan tarkoitukseen. Taulukkoon 1 on koottu muutamia keskeisiä työkaluja, joiden hallinta auttaa aukaisemaan laatuteknologiaa ja sen rooli minkä tahansa toimialan käyttöön.

Ihminen poikkeaa eläimistä siinä, että ihminen käyttää tehokkaasti apunaan teknologiaa lähes kaikkialla. Toki, jotkut apinalajit käyttävät kiviä ja keppejä apunaan hankkiessaan ruokaa, mutta ihminen on vuosisatojen aikana kyennyt valjastamaan joukon teknologiaa avukseen. Sama koskee laatuteknologiaa.

Lähteet:

1. SFS – ISO 9004 – vahvistettu 2009-12-14, kolmas painos.
2. AIAG, 2012, CQI-20, Effective Problem Solving Practitioner Guide
3. Defeo, J. A., 2017, Juran’s Quality Handbook the complete Guide to performance excellence 7th edition. McGrawHill education
4. 27.4.2020, Lamapääministeri Esko Aho koronakriisin johtamisesta: ”Hyvätkään ihmiset eivät pysty tekemään oikeita päätöksiä, jos rakenne on väärä” https://www.hs.fi/politiikka/art-2000006486508.html