Mikä tekee Six Sigmasta erilaisen ja mitä sillä tavoitellaan verrattuna aikaisempiin laadun parannusmenetelmiin?

Käsissäsi on ongelma tai muutoksen toteutus, mutta et tiedä mitä tehdä. Tarkemmin tämän voisi kuvata, että mistä ja miten aloittaisi. Laatutekniikka on oma tieteenalansa, joka käsittelee laatuteknologian menetelmiä, jotka on kehitetty toiminnan ja palvelun tai prosessin ja tuotteen parantamisen tehostamiseksi.

Vuodesta 1931 lähtien on kehitetty ja esitelty yli 60 mallia sekä lukematon määrä sovelluksia laadun, tuottavuuden, kannattavuuden ja jaksoajan parantamiseen. Mikä Six Sigmasta tekee sitten erilaisen? Mikä on sellaista, mikä on saanut aikaan liikettä ja kiinnostusta ympärimaailmaa jo vuosien ajan johtavissa yrityksissä, johtajista kehitysihmisiin?

Asioita, konsepteja ei pitäisi ajatella yksittäisinä vaan niitä pitää käyttää kokonaisuutena, koska näiden asioiden integrointi on se, mikä on niin vaikuttavaa. Ennen opeteltiin yksittäisiä konsepteja syvällisesti, nyt opetellaan laaja joukko konsepteja ja käytetään niitä kokonaisuutena. Six Sigma pitää sisällään noin kaksisataa konseptia tiimityökaluista tilastollisiin työkaluihin. Viereinen kuva esittää, että jokaisella konseptilla on yksittäisenä, siis staattisena, jonkin asteinen vaikutus. Käytettäessä konsepteja kokonaisuutena, siis dynaamisesti, vaikutus on dramaattinen.

Tämä kokonaisuus muodostaa järkiperusteisen – ei tunneperusteisen – tavan ajaa yrityksen strategisia ja operatiivisia tavoitteita projekti projektilta prosesseissa eteenpäin.

Täytyy muistaa, että Six Sigma on kehitetty satunnaisvaihtelun murtamiseen eli toisin sanoen systeemiperäisen vaihtelun murtamiseen. Se ei siis keskity perinteiseen ongelmanratkaisuun ns. ilmeisen syyn ratkaisemiseen eli systeemin ulkopuolisen tekijän selvittämiseen. Ongelmamme on kymmenen tai jopa tuhat kertaa vaikeampi, vaikka tätä ei yleisesti tunnisteta. Miksi toimimme näin?

Yleisesti meillä on kolme tasoa reagoida ongelmiin: tutkitaan ja korjataan ulostuloa, tehdään toimenpiteitä prosessiin tai suunnitellaan uusi prosessi. Six Sigma keskittyy prosessiin ja sen muuttamiseen niin, että ulostulo vaihtelee vähemmän ja on sellainen kuin halutaan. Tekemällä toimenpiteitä prosessiin ulostulon sijasta, saavutetaan kymmenkertainen laadun tai tehokkuuden parannus. Emme tee siis toimenpiteitä tapahtumiin tai tuotteisiin, vaan muutamme prosessia. Teemme siis systemaattisesti prosessi-innovaation.

Se, miksi toimimme näin, juontaa juurensa tilastollisesta ajattelusta. Tiedetään, että systeemi koostuu prosesseista, nämä prosessit vaihtelevat ja vaihtelun tutkiminen on avain parantamiseen. Vaihtelu, joka havaitaan, jakautuu kahden tyyppiseen vaihteluun, erityissyyvaihteluun ja satunnaissyyvaihteluun. Tiedetään, että satunnaisvaihtelun eli prosessiperäisen vaihtelun pienentäminen on avain todelliseen laadun parantamiseen. Tämä on mahdollistanut kymmenkertaisen tuottopanossuhteen. Laadunhallinta on vaihtelun eli poikkeaman hallintaa. Six Sigma -menetelmä, jota kutsutaan myös läpimurtostrategiaksi (DMAIC), on kehitetty juuri satunnaisvaihtelun pienenentämiseksi. DMAIC pitää sisällään tietotaidon siitä, kuinka murretaan hajonta. Se on tieteellinen kokonaisuus, jossa edetään deduktio induktio -tietä kohti ratkaisua. On aina riski poiketa tieteellisestä ja toimivasta konseptista, koska tämä menetelmä tarjoaa meille 95 % todennäköisyyden onnistua parannuksessa siis prosessimuutoksessa, jota olemme suorittamassa.

Six Sigma on tehokas tapa toteuttaa prosessijohtamista projektiluontoisesti. Monissa organisaatioissa prosessit on kyllä määritelty, mutta keino parantaa on puuttunut tai puuttuu. Six Sigma tarjoaa keinon johdolle ja prosessin omistajalle parantaa prosessia projekti projektilta. Six Sigma pohjautuu menetelmään, mutta myös prosessissa työskenteleviin henkilöihin. Six Sigma auttaa prosessin parissa työskenteleviä henkilöitä hyödyntämään ammattitaitoaan tehokkaasti. Prosessin muutos vaatii teorioita, ideoita ja ajatuksia siitä, kuinka prosessia tulee muuttaa. Tämä tieto saadaan mm. prosessin parissa työskenteleviltä henkilöiltä. Six Sigman sisältävät tieteelliset menetelmät ovat apuna arvioidessa teorioiden toimivuutta. Holland, joka oli laatugurun W. E. Demingin oppilas, tutki 25 vuotta yhteensä 150 000 parannusideaa eritoimialoilta. Tutkimuksessa havaittiin, että 53 % generoimistamme parannusideoista, eivät auta parempaan tulokseen, 22 % huonontaa ja 25 % parantaa. Kun tästä lasketaan parantamisen onnistumistodennäköisyys, jää se ainoastaan kolmeen prosenttiin. Todennäköisyys on todella huono. Tarvitsemme menetelmän, kuinka löydämme oikean ratkaisun. Lisäksi onnistumistodennäköisyyttä huonontaa se, että tarvitsemme satunnaissyyongelman ratkaisussa kolmesta neljään muutosta, jotta prosessin hajonta pienenee halutun verran. Tarvitsemme todella tehokkaan menetelmän tuloksekkaaseen ideoiden löytämiseen. Six Sigma yhdistää ammattitaidon, käytännön osaamisen ja tieteen, joka on tällä hetkellä kaikkien ulottuvilla.

Havitellessa parannusta, meidän pitäisi käyttää parannustoiminnassa teoriaa ja tieteellistä lähestymistapaa.

Ihmisillä on olemassa rajoittavia tekijöitä, jotka rajoittavat käsittelykykyämme. Meillä on ns. tyhmän pään ja pienen pään ongelma. Six Sigma auttaa meitä kolmella tavalla:

1. Tarvitsemme rajatun kohteen, jonka ympärille oppiminen rakentuu (kohdeperusteinen). Käytämme hyväksi ihmisen pitkäkestoista muistia. Six Sigmassa tämä tarkoittaa mm. kohteen rajaamista prosessiin.

2. Tarvitsemme tietokoneohjelman, joka laajentaa ihmisen lyhytkestoista muistia ja mahdollistaa useampien asioiden samanaikaisen käsittelyn. Tämä kompensoi pienen pään ongelmaa.

3. Tarvitsemme tiimityöskentelyn, jossa tiimi on koottu ongelman ympäriltä. Tämä tuo meille sosiaalisen (kulttuurisen) aivojen ja älyn laajennuksen, jossa useampi henkilö pystyy tuottamaan enemmän ideoita, teorioita, jotka voivat parantaa kuin yksittäiset henkilöt. Tämä kolmas tekijä kompensoi tyhmän pään ongelmaa.

Six Sigma fokusoituu voittoon ja tehokkuuteen, josta organisaatiossa ja yrityksissä on viimekädessä kysymys. Ensimmäistä kertaa voidaan todistetusti osoittaa, että menetelmä toimii alasta tai yrityksestä riippumatta. Meillä on menetelmä, josta on kiinnostunut muutkin kuin ”laatuihmiset”. Kaikilla on käsien ulottuvilla menetelmä, kuinka tehdä ja osoittaa parannus euroina. Tästä seuraa, että mm. yritysjohto on kiinnostunut menetelmästä.

Six Sigma ajaa pienten parannusten sijaan radikaalia muutosta. Se kiihdyttää parannusnopeutta käyttämällä nopeaa aikataulua, omistautunutta tiimiä ja projekteja, joita johtavat prosessin parannuksen ekspertit. Ekspertit, joilla on tietotaito, kuinka prosessia muutetaan paremmaksi.

Six Sigma on pysyvä ohjelma organisaatiossa strategisten ja operatiivisten tavoitteiden läpiajamiseen nopeasti projekti projektilta, se ei ole huonosti määritelty matka. Six Sigma on tieteellinen, osaamista arvostava, ohjaava ja voimakas. Vaikka Six Sigmaa voidaan muunnella, se näyttää toimivan parhaiten sellaisenaan ja, silloin kun se on määrätty johtoryhmästä käsin.

Tämä parannuskonsepti, jota alun perin käytettiin puolijohdeteollisuudessa, on levinnyt ympärimaailmaa, erilaisiin organisaatioihin ja toimintoihin. Uutena alueena ja laajana käyttökohteena on liiketoiminnan ja palvelun parantaminen. Tämä ennen tuotantokeskeinen menetelmä toimii yhtä hyvin liikevaihdon kasvattamiseen kuin markkinoinnin ja myynnin parantamiseen. Six Sigma on tämän aikakauden kaikkien ulottuvilla oleva metodi liiketoiminnan kokonaisvaltaiseen kehittämiseen, josta todisteita löytyy ympärimaailma, erilaisista organisaatioista ja kohteista.

Lopuksi voisi sanoa, että Six Sigmassa käytetään vanhoja ja jo kauan tunnettuja menetelmiä, mutta ennen niitä ei osattu käyttää kokonaisuutena. Tietokoneet ja ohjelmien tuoma laskuteho on tullut johdon sekä laatu- ja kehitysihmisten tueksi. Ne auttavat seulomaan prosessista juuri ne prosessin tekijät ja menetelmät, joilla on vaikutusta lopputulokseen. Joukko menetelmiä, kuten suunnitellut kokeet, yhdistettynä laskutehoon auttavat meitä luomaan mallin, kuinka parantaa prosessia. Mallin, jolla voimme hallita prosessia ja sen käyttäytymistä. Tästä päästään todelliseen faktajohtamiseen, jossa faktalla tarkoitetaan syyseuraussuhteen tuntemista eli kausaliteettia ja johtamisella, että voidaan sanoa etukäteen, mitä tapahtuu.

Lähteet:

1. Holland C., Breakthrought Business Results with MVT
2. Pande, The Six Sigma Way
3. T. Karjalainen, E. Karjalainen, Six Sigma – Uuden sukupolven johtamis- ja laatumenetelmä
4. Webb M. J., Introduction to Sales Process Improvement