Onko organisaatiosi kasa vai systeemi?

Systeemi-termiä nostetaan esiin monenlaisissa konteksteissa ja monesti termi tulee esiin, kun jokin menee (jatkuvasti) pieleen jostain näkökulmasta. ”Systeemin ongelma” on keino todeta, että mitäs me tälle voisimme tehdä, pienet ihmiset tai että kyseessä on ”monimutkainen juttu, josta ei voi seuloa yhtä syytä”.

Termin suomenkielinen vastine ”järjestelmä” taas yhdistetään usein tietojärjestelmiin, joissa niissäkin joskus jokin menee pieleen. Prosessien ja organisaatioiden toiminnan kehittämisessä termi ”systeemi” voidaan määritellä riippuvuuksien tai riippumattomuuksien kautta. 

Liity postituslistalle

Haluatko samankaltaisia artikkeleita tuoreena suoraan sähköpostiisi? Paina tästä ja liity postituslistalle!

Tilaa artikkelit sähköpostiisi

Deming (1994, 2018) määritteli systeemin seuraavalla tavalla: 

”A system is a network of interdependent components that work together to try to accomplish the aim of the system”. 

Vapaasti käännettynä tämä voisi olla: “Systeemi on keskenään riippuvien osien verkosto, jotka toimivat yhteistyössä yrittäen saavuttaa systeemin päämäärän”. 

Määritelmässä on kaksi johtamisen ja organisaation toiminnan kehittämisen kannalta oleellista ja mielenkiintoista asiaa: riippuvuus ja päämäärä. Ilman jaettua ja ymmärrettyä päämäärää, ei mikään organisaatio tai sen osanen pysty toimimaan kyseisen systeemin parhaaksi. Jos osasilla on eriävät päämäärät, syntyy osaoptimointia ja vastakkaisiin suuntiin kiskomista.

Kaikenlaiset numeropelit, joita monessa organisaatiossa tehdään kohti budjettivuoden loppua ja sen aikana, ovat käsittämättömän yleisiä ja tarinat niistä saavat välillä kyseenalaistamaan ihmisen toiminnan järkevyyttä. Ylijääneelle budjetille keksitään jotain käyttöä, jotta vastaavaa rahasummaa ei viedä seuraavalta vuodelta tai leikataan kaikilta yhdenmukaisesti, kun on ajat ovat kovat. Esimerkkejä on joka puolella ja ne ovat toinen toistaan uskomattomampia. 

Siinä missä osaoptimointi on monelle tuttu termi, voi keskinäinen riippuvuus tuntua vieraalta käsitteeltä, vaikka sitä lopulta on kaikkialla. Tälle käytettyjä synonyymeja voi olla keskustelusta riippuen keskinäisvaikutus, keskinäisriippuvuus tai yhteisvaikutus. Riippuvuuden ilmiötä voisi kuvata esimerkiksi erolla kirjojen pinon ja rivin välillä.

Kun kirjat ovat rivissä ovat ne riippumattomia toisistaan niin, että yksittäisiä kirjoja A, B, C tai D voidaan ottaa rivistä ja palauttaa siihen toisistaan riippumatta. Jos kirjat ovat pinossa syntyy kirjojen välille keskinäisriippuvuus. 

Tämän on käytännössä todennut kuka tahansa, joka on koittanut ottaa tällaisen sisustuskuvastossa suositun pinon alimmaisia kirjoja luettavakseen. Koko pino huojuu tai sen joutuu purkamaan, koska pinon alimmaisia kirjoja siirrettäessä joudumme käsittelemään useampia riippuvuuksia ja vain pinon päällimmäinen on riippumaton muista, eikä sekään välttämättä täydellisesti käytännössä.

No onko kirjojen kasa aito systeemi? Ei, koska siltä puuttuu päämäärä, joten se on tosiaan vain kasa. Toimivat organisaatiot eivät ole kasoja, mutta keskinäisriippuvuuksia niillä on. Keskinäisriippuvuudet tai keskinäisvaikutukset, ovat positiivisia, neutraaleja tai negatiivisia ja synnyttävät sen palautelenkkien verkoston, joka nähdään systeemin ulostulon satunnaisena (ennustettavana) vaihteluna, oli se sitten huonoa tai hyvää. 

Jos organisaation tietojärjestelmä voisi toimia riippumatta organisaation päämäärästä, niin se olisi varmasti hienosti toimiva järjestelmä ja tämä lienee monessa ongelmatapauksessa juuri ongelmien syy: päämäärä ei ole selkeä ja osaset eivät toimi yhdessä systeeminä, vaikka tietojärjestelmä onkin hieno. Toki tämä on sanoitettu, eri tavalla, kuten ei kirjastossakaan perustella hyllyjä keskinäisriippuvuudella, vaan kätevyydellä.

Kaikki vaikuttaa kaikkeen – vain osittain totta

Johtamisen kannalta on oleellista tietää mitkä riippuvuudet ovat oleellisia systeemin päämäärän saavuttamisen kannalta. ”Kaikki vaikuttaa kaikkeen” on yleinen hokema, mutta onneksi vain osittain totta, sillä yleensä systeemeissä on vain muutamia keskeisiä osasia, joilla on suuri vaikutus. Ongelmana käytännön kannalta on vain niiden vaikutusten epämääräisyys, jota voi olla tekemisen tasolta vaikea hahmottaa ja tietää.

Virheet, vaihtelu tai laadun ongelmat ovat tyypillinen tuotanto- tai palvelusysteemin osasten riippumattomuutta rikkova tekijä. Kun seuraava työprosessin vaihe ei saa mitä tarvitsee oikealla tavalla, synnyttää virhe (syy) keskinäisriippuvuuden vaiheiden välille ja syntyy selvittelyä, uudelleen tehtävää työtä ja odotusta (seuraus). Nämä nähdään systeemin ulostulon satunnaisena vaihteluna ja on suuri virhe sekoittaa satunnainen ja erityinen, koska tämä yleensä pahentaa tilannetta. 

Taulukko 2. Taulukko päivän aikana tehdyistä virheistä Excel-taulukossa. Solut visualisoitu arvojen lukumäärien perusteella isosta pieneen punainen-keltainen-vihreä väriasteikolla.

Yllä olevassa taulukossa on kuvattu palvelun tuotannossa löydettyjä virheitä per päivä. Ihmisellä on taipumus selittää satunnainen erityiseksi ja vaatii itseluottamusta sanoa, että Marin ja Tytin erolla (viikon summa 1 ja 8) ei ole erityistä syytä, tai että punaiset päivät eivät ole erilaisia verrattuna oransseihin, keltaisiin tai vihreisiin. Jos kokeilet, niin monella henkilöllä on suuri vaikeus päästä yli siitä, että Tytin toimintaa ei kannattaisi käydä vähän ohjaamassa, koska hän on tehnyt kuitenkin lähes puolet viikon virheistä.

Henkilöiden välisten erojen tai neljännen päivän onnistumisen selvittely on kuitenkin todennäköisesti hukattua aikaa, joka yleensä johtaa vaihtelun ja virheiden lisääntymiseen. Johdon pitäisi ymmärtää, että kyseessä on ennustettavan systeemin satunnaisesta käyttäytymisestä. 

Kolmen keskihajonnan rajan satunnaisuudelle voi laskea tässä tapauksessa suhteellisen helposti vaikka Excelillä tai laskimella kaavalla c + 3√c , jossa c on virheiden tai tapausten esiintymisen keskiarvo. Tässä tapauksessa c on 21 virhettä per 25 mahdollisuutta, eli 0,84. 

Näin yläohjausrajaksi saadaan 0,84 + 3√0,84 = 3,58, joka tarkoittaa, että neljä virhettä päivässä olisi jotain erityistä, jota kannattaisi tutkia. Muu on pelkkää kohinaa kuten kuvan 3 ohjauskortistakin voidaan nähdä. Toki tässä päätöksessä helpottaa, jos tietää että luvut on tehty satunnaisgeneraattorilla ja että Marin rivillä kävi vain hyvä tuuri.

Virheiden systeemin ulostulolle aiheuttama riippuvuus voidaan purkaa parantamalla onnistumista, mutta ongelmana on, että systeemiin on yleensä rakentunut riittävä keskeneräisen työn pino kompensoimaan virheiden määriä niin, että virheiden tai vaihtelun aiheuttamat keskinäisriippuvuudet jäävät huomaamatta. Virheiden aiheuttama keskinäisriippuvuus on yksi keskeinen syy miksi laadulta ei pääse pakoon ja miksi vaihtelun pienentämisestä ollaan niin kiinnostuneita.

Murra systeemi testaamalla

Koska onnistumisen lisääminen ja prosessin parantaminen sen ennustettavan vaihtelun tilasta parempaan vaatii onnistuneen joukon muutoksia, on toiminnan parantamisen onnistumisessa keskeistä onnistunut testaaminen. 

Testaamisen menettelyjä on lukuisia, mutta systeemin keskinäisvaikutusten murtamiseen joudutaan parantamisessa käyttämään yleensä monimuuttujamenetelmiä (Design of Experiments, DOE, Taguchi), koska ilmeistä loogisesti pääteltävää dominoivaa muutosta ei ole löydetty tai yhden vaihtoehdon tai muutoksen testaaminen ei auta ymmärtämään sen merkittävyyttä muihin vaihtoehtoihin tai tekijöihin. 

Keskinäisvaikutuksilla on myös tapana yllättää niin, että sellainen kyllä osataan selittää jälkeenpäin, mutta ennakolta se ei tullut mieleen. Yksinkertaisissa tapauksissa ymmärrämme keskinäisvaikutusten olemassaolon kokemuksen tai päättelyn kautta. Tämmöinen on esimerkiksi piparien paistaminen uunissa. Tiedämme, että jos nostamme uunin lämpötilaa ja paistoaikaa samanaikaisesti, niin saamme aikaan enemmän ruskettuneita tai palaneita pipareita kuin aikaisemmin. 

Mutta mitä jos pitäisi selvittää myös sokerin, siirapin, jauhon, kananmunan määrän ja tyypin, sekä paistettavan eräkoon, pellin tason ja uunin tyypin vaikutukset niin ongelmasta alkaa tulla jo vaikea pelkästään päättelemällä. Ennusteita keskinäisvaikutuksista tai merkittävimmistä muutoksista lopputuloksen kannalta syntyy, mutta vain koe voi kertoa miten ne pitävät paikkansa. 

Monimuuttujakokeet mielletään helposti vain teollisten prosessien optimoinnin menettelynä, jonka soveltuminen mihinkään muualle on kyseenalaista. Tämä on valitettava väärinkäsitys, jolla ei ole järkevää perustetta. Sillä missä on mahdollisuus manipuloida systeemiä ja mitata sen ulostuloa, voidaan tehdä kokeita, joilla opitaan kuinka muutokset vaikuttavat itse systeemiin. Kyse on analyyttisestä tutkimuksesta, jonka tarkoitus on selvittää tarvittavat muutokset systeemin parantamiseksi todennetun näytön avulla.

Lähteet ja luettavaa:

W. E. Deming (1994, 2018) The New Economics