Naivisti ymmärretty lean johtaa uupumiseen

Naivisti ymmärretty lean johtaa uupumiseen 

HS Visiossa (7.5.2022) oli toimittaja Veera Luoma-ahon ansiokas juttu ”Sairasta hierarkiaa” sairaaloiden ja julkisen terveydenhuollon johtamisen ongelmista ja prosessien kehittämisestä. Olen itse saanut seurata terveydenhuollon toimintaa ja prosessien kehittämistä kouluttajan ja johtamisen asiantuntijan rooleissa eri puolilla Suomea ja tunnistan artikkelissa esitellyt johtamisen ja kehittämisen ongelmat ihmisten kanssa käydyistä keskusteluista. On hyvä, että epäkohtia tuodaan esille, jotta niitä voidaan muuttaa.

Näkisin, että hyvien johtamistapojen lisäksi olisi korkea aika tarkastella prosessien kehittämisessä käytettäviä oletuksia kriittisesti. Hyvää tarkoittavista keinoista tulee pahoja ongelmia, jos niitä sovelletaan asiayhteyttä ja kokonaisuutta ymmärtämättä. Yksi keskeisin olettamus on keskittyminen hukkaan ja virtaustehokkuuteen. HS:n jutussa lainatussa HUS:n Lean-oppaassa (Lean sosiaali- ja terveydenhuollossa) todetaan sivulla 37, että ”Virtaustehokkuutta voidaan parantaa poistamalla hukkia ja kehittämällä toimintoja. Samalla kun virtaustehokkuutta parannetaan, paranee resurssitehokkuus”. 

Tämä suuren organisaation auktoriteetilla kirjoitettu lausuma on vain osittain tosi. Todellisuudessa resurssitehokkuus ja virtaustehokkuus ovat ristiriidassa toisiinsa nähden. Professori Kingman mallinsi vuonna 1961 VUT-yhtälöllään, kuinka odotusaika ja jonoutuminen ovat seurausta resurssien käyttösuhteen, prosessointiajan ja vaihtelun yhteisvaikutuksesta. Tämän ristiriidan Modig & Åhlström esittivät kirjassaan Tätä on lean (2017) kuvan 1 tapaisesti. Kuvassa asia on näytetty yksinkertaistetummassa muodossa ilman matematiikkaa.

Kuvan oikeassa yläkulmassa on esitetty täydellisen maailman pohjantähti, jossa saavutetaan molempien tehokkuuksien korkea yhdistelmä. Tämä on tietenkin mahdottomuus, koska maailma on epätäydellinen ja vaihtelua on aina. Systeemiin kohdistuva vaihtelu määrittää parhaimman mahdollisen käytettävissä olevan yhdistelmän virtauksen ja resurssien tehokkuutta. Tätä kutsutaan tehokkuusreunaksi ja on esitetty kuvassa katkoviivalla. Virtaustehokkuuden lisääminen ei automaattisesti lisää resurssitehokkuutta vaan sen yrittäminen pienentämättä systeemin vaihtelua saattaa jopa laskea sitä.

Johtajien on pakko yksinkertaistaa havaitsemaansa maailmaa tehdessään päätöksiä, mutta väärin ymmärretty maailma johtaa vääriin päätöksiin hyvässä tarkoituksessa. Poistamalla hukkaa ei voida samanaikaisesti saada parempaa resurssitehokkuutta ja lyhyempää jonoa, ellei tuotantosysteemiin vaikuttavaa vaihtelua pienennetä. Tämä on operaatiotieteissä laajasti hyväksytty ja empiirisesti vahvistettu teoria, jota ei voida ohittaa.

Tämän keskeisen ristiriidan ymmärtäminen olisi erittäin tärkeää kaikissa prosesseja koskevissa päätöksissä. Ja ihmisten, jotka eivät ymmärrä prosessien käyttäytymistä, ei tulisi tehdä niitä koskevia päätöksiä. Kyse ei ole pienestä asiasta, sillä käytännössä voidaan saada aikaan mahdoton tilanne työn tekemisen tasolla. Jos henkilökunnalta vaaditaan samanaikaisesti erinomaista virtaustehokkuutta entisen mallisella resurssien käyttösuhteella, ollaan mahdottomassa tilanteessa. 

Jos hukkaa ei pääse syntymään, ristiriita purkautuu henkilökunnan uupumisena jatkuvan kiireen ja ylikuormituksen alle. Väitän että terveydenhuollon johtamisen ja kehittämisen ongelmat eivät johdu siitä, että niitä johdettaisiin kuin autotehtaita. Pahoin pelkään, että yksi keskeinen syy henkilöstön uupumiselle on yritykset matkia yhdenlaista toimintamallia, jota ei voida siirtää suoraan omaan toimintaan ilman soveltamista. Naivisti ymmärretty lean johtaa tilanteisiin, joissa sana nostaa esiin lähinnä pahaa oloa ja ajatuksia ”ihmisten venyttämisestä” kuten eräs osastonhoitaja asian ilmaisi. Näin ei pitäisi olla.

Lähteitä ja luettavaa:

Helsingin sanomat (6.5.2022) https://www.hs.fi/visio/art-2000008783281.html

Modig, Åhlström, Tätä on Lean (2017)

HUS Helsinkin yliopistollinen sairaala, Lean sosiaali- ja terveydenhuollossa (2020), saatavilla osoitteesta https://www.hus.fi/sites/default/files/2021-11/lean-sosiaali-ja-terveydenhuollossa-taskukirja.pdf